DMS
„Digital Management Solutions“
Data Capturing
Scannen oder verschieben der Dokumente in ein Verzeichnis. Automatisch werden Dokumente in OCR Dokumente gewandelt und in die definierten Orte verteilt.
Autostore (Kofax)
Intelligente Dokumentenworkflows – was steckt dahinter?
Automatisierung von Geschäftsprozessen bei der Datenerfassung
Steigern der Produktivität
Reduzierung von Fehlern
Schnellere Verfügbarkeit der Daten und Dokumente
Garantierte Einhaltung von Richtlinien (Compliance)
Verwandeln Sie statische Dokumente in verwertbare Informationen
Ob Sie Rechnungen, Forderungen, Anträge oder Bestellformulare verarbeiten: Benutzerfehler bei der Bearbeitung von Dokumenten können teure Folgen für Ihr Unternehmen haben. Mit AutoStore automatisieren Sie Ihre dokumentengetriebenen Geschäftsprozesse – und reduzieren so Kosten, verbessern die betriebliche Effizienz und unterstützen proaktiv die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
AutoStore ist eine serverbasierte Anwendung, die die Erfassung und die sichere Weiterleitung von Dokumenten in Papierform und in elektronischer Form an Unternehmensanwendungen steuert. Sie eignet sich ideal für Unternehmen jeder Grösse, die die fehleranfällige manuelle Handhabung von Dokumenten vermeiden möchten.
Kofax AutoStore zielt darauf ab, die Dokumentenverarbeitung zu automatisieren, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und die Compliance zu verbessern. Es wird häufig in Unternehmen eingesetzt, die grosse Mengen an Dokumenten verarbeiten müssen, wie beispielsweise im Finanz-, Gesundheitswesen, Logistik- und Rechtsbereich.
Hier sind einige der Hauptfunktionen und -fähigkeiten von Kofax AutoStore:
- Erfassung von Dokumenten: Kofax AutoStore kann Dokumente aus verschiedenen Quellen wie Multifunktionsgeräten, Scannern, E-Mails, Faxen und Verzeichnissen erfassen. Es unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten und kann sowohl papierbasierte als auch elektronische Dokumente verarbeiten.
- Dokumentenverarbeitung: Die Software ermöglicht die automatische Klassifizierung, Indexierung und Validierung von Dokumenten. Sie kann Daten aus den Dokumenten extrahieren und sie in Geschäftssysteme oder Workflow-Systeme übertragen.
- Workflow-Automatisierung: Kofax AutoStore ermöglicht die Erstellung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows. Es können Regeln und Bedingungen definiert werden, um den Ablauf der Dokumentenverarbeitung zu steuern. Dadurch können manuelle Aufgaben reduziert und die Durchlaufzeiten verkürzt werden.
- Integration mit Geschäftssystemen: Die Plattform kann nahtlos mit verschiedenen Geschäftssystemen und Anwendungen integriert werden, wie z.B. Content-Management-Systemen, Customer-Relationship-Management-Systemen (CRM) und Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP). Dadurch können Dokumente und Daten effizient in den entsprechenden Systemen gespeichert und verwaltet werden.
- Verteilung von Dokumenten: Kofax AutoStore bietet verschiedene Möglichkeiten zur Verteilung von Dokumenten. Die Dokumente können in verschiedenen Dateiformaten (z.B. PDF, TIFF) an Zielsysteme, E-Mail-Adressen, Ordner oder Drucker gesendet werden. Es können auch Workflows für die Weiterleitung von Dokumenten an bestimmte Benutzer oder Gruppen definiert werden.
IIM
Intelligentes Informations Management mit M-File
Kein Inhaltschaos mehr
Es ist mühsam, Inhalte in verschiedenen Repositorys und Systemen zu suchen? Und entweder bleibt die Suche erfolglos oder Sie verbringen viel zu viel Zeit damit?
Mit der intelligenten Informationsmanagement Lösung von M-Files schaffen Sie Abhilfe:
M-Files
Gutes Dokumentenmanagement gehört zur Geschäftseffizienz einfach dazu.
Revolutionieren Sie Ihr Geschäft, ohne etwas zu verändern
M-Files bietet intelligentes Informationsmanagement.
Was kann M-Files?
M-Files ist eine Dokumentenmanagement-Software, die entwickelt wurde, um Unternehmen bei der Verwaltung, Organisation und Suche nach Informationen und Dokumenten zu unterstützen. Hier sind einige der Hauptfunktionen und -fähigkeiten von M-Files:
1. Metadatenbasierte Dokumentenverwaltung: M-Files verwendet eine metadatenbasierte Ansicht für die Organisation von Dokumenten. Anstelle von Ordnern werden Dokumente mit Metadaten versehen, die ihnen bestimmte Attribute und Eigenschaften zuweisen. Dadurch können Dokumente basierend auf ihren Inhalten, Tags, Kategorien oder anderen Merkmalen leicht gefunden und sortiert werden.
2. Versionskontrolle und Revisionen: M-Files ermöglicht die Versionierung von Dokumenten, um Änderungen nachzuverfolgen und verschiedene Versionen eines Dokuments zu verwalten. Es können Kommentare, Änderungsverlauf und Rückgängigmachen von Änderungen hinzugefügt werden.
3. Integration mit bestehenden Anwendungen: M-Files kann nahtlos in bestehende Geschäftsanwendungen wie Microsoft Office, Salesforce, SharePoint und andere integriert werden. Dadurch können Dokumente und Informationen direkt aus diesen Anwendungen heraus verwaltet werden.
4. Workflows und Genehmigungsprozesse: Die Software ermöglicht die Erstellung und Automatisierung von Workflows und Genehmigungsprozessen für Dokumente. Es können Regeln und Bedingungen definiert werden, um den Workflow der Dokumentenfreigabe, Überprüfung und Genehmigung zu steuern.
5. Sicherheit und Zugriffskontrolle: M-Files bietet eine sichere Umgebung für die Speicherung und den Zugriff auf Dokumente. Es unterstützt verschiedene Sicherheitsmechanismen wie Benutzer- und Gruppenberechtigungen, Verschlüsselung, Audit-Trail und Datenarchivierung.
6. Intelligente Suche und Klassifizierung: M-Files bietet eine intelligente Suchfunktion, die es Benutzern ermöglicht, Dokumente basierend auf Inhalten, Metadaten und anderen Merkmalen schnell zu finden. Es unterstützt auch die automatische Klassifizierung von Dokumenten durch maschinelles Lernen und Texterkennungstechnologien.
7. Mobiler Zugriff: M-Files bietet mobile Apps für iOS- und Android-Geräte, mit denen Benutzer von überall aus auf ihre Dokumente zugreifen, sie anzeigen, bearbeiten und freigeben können.
M-Files zielt darauf ab, die Effizienz der Dokumentenverwaltung und -suche zu verbessern, die Zusammenarbeit zu fördern und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Es wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, darunter Finanzdienstleistungen, Fertigung, Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor und viele andere.
Was ist der Unterschied zwischen M-Files und Auto Store (Kofax)
Der Hauptunterschied zwischen M-Files und Kofax AutoStore liegt in ihrem Fokus und ihren Schwerpunkten:
1. Dokumentenmanagement vs. Dokumentenverarbeitung: M-Files konzentriert sich hauptsächlich auf das Dokumentenmanagement. Es bietet Funktionen zur Organisation, Verwaltung und Suche von Dokumenten mithilfe von Metadaten und einer intelligenten Suchfunktion. M-Files ermöglicht die sichere Speicherung, Versionierung und Zusammenarbeit von Dokumenten und legt einen Schwerpunkt auf die effiziente Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten.
Kofax AutoStore hingegen ist primär auf die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten ausgerichtet. Es erfasst Dokumente aus verschiedenen Quellen, wie Scannern und E-Mails, extrahiert Informationen aus den Dokumenten, automatisiert Workflows und leitet die Daten in Geschäftssysteme oder Workflow-Systeme weiter. AutoStore zielt darauf ab, manuelle Aufgaben in der Dokumentenverarbeitung zu reduzieren und die Effizienz von Geschäftsprozessen zu verbessern.
2. Metadatenbasierte Organisation vs. Dokumentenverarbeitungs-Workflows: M-Files verwendet eine metadatenbasierte Ansicht zur Organisation und Kategorisierung von Dokumenten. Es ermöglicht Benutzern, Dokumente basierend auf ihren Eigenschaften, Tags und Metadaten zu finden und zu verwalten. M-Files legt einen Schwerpunkt auf die effiziente Auffindbarkeit von Dokumenten und die Zusammenarbeit zwischen Benutzern.
Kofax AutoStore konzentriert sich hingegen auf die Automatisierung von Dokumentenverarbeitungs-Workflows. Es ermöglicht die Definition und Automatisierung von Regeln und Bedingungen für die Erfassung, Validierung, Indexierung und Weiterleitung von Dokumenten. AutoStore optimiert die Prozesse der Dokumentenverarbeitung und -verteilung und zielt darauf ab, die manuelle Interaktion mit Dokumenten zu reduzieren.
Es ist wichtig zu beachten, dass die beiden Produkte sich in ihren Funktionen und Schwerpunkten überschneiden können, da sie auf unterschiedliche Aspekte der Dokumentenverwaltung abzielen. Einige Unternehmen können sowohl M-Files als auch Kofax AutoStore nutzen, um ihre Dokumentenverwaltungs- und Dokumentenverarbeitungsanforderungen abzudecken.
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